Abmahnung: Vorstufe zur Kündigung | Arbeitsrecht für Arbeitnehmer
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Focus Top Anwalt 2018

Abmahnung

Das Wichtigste zur Abmahnung in Kürze

  • Grundsätzlich: Der Arbeitgeber kann eine Abmahnung aussprechen, wenn der Arbeitnehmer ein Fehlverhalten (Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten) gezeigt hat.
  • Wichtig: Im Wiederholungsfall führt der Verstoß zur verhaltensbedingten Kündigung.
  • Tipp: Ein Anwalt kann prüfen, ob Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte besteht.

Mit einer Abmahnung zeigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer quasi die „gelbe Karte“. Der Arbeitgeber beanstandet ein konkretes Fehlverhalten eines Arbeitnehmers und weist gleichzeitig darauf hin, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. So kann die Abmahnung einer späteren ordentlichen oder außerordentlichen verhaltensbedingten Kündigung zur Wirksamkeit verhelfen.

Abmahnung

Welche Funktion hat eine Abmahnung?

Die Abmahnung wird von Arbeitgebern genutzt, um einen Arbeitnehmer für ein bestimmtes pflichtwidriges Verhalten zu rügen. Gleichzeitig wird der Arbeitnehmer aufgefordert, sich künftig pflichtgemäß zu verhalten. Das erwartete pflichtgemäße Verhalten wird dabei ausdrücklich beschrieben. Die Abmahnung hat also folgende Funktionen:

  1. Rügefunktion: Dem Arbeitnehmer soll sein Fehlverhalten vor Augen geführt werden. Dies setzt voraus, dass das vertragswidrige Verhalten möglichst genau beschrieben wird.
  2. Hinweisfunktion: Dem Arbeitnehmer wird zudem klargemacht, welches Verhalten von ihm künftig erwartet wird.
  3. Warnfunktion: Außerdem enthält die Abmahnung die Warnung, dass weitere Verstöße gegen vertragliche Pflichten zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können.

Die Abmahnung als solche hat keine Auswirkungen auf den Bestand des Arbeitsverhältnisses. Deshalb stellt sie im Vergleich zu einer verhaltensbedingten Kündigung das mildere Instrument des Arbeitgebers dar, um auf ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers zu reagieren.

Deshalb ist in aller Regel eine Abmahnung erforderlich, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung wirksam erklärt werden kann.

Wenn ein Arbeitgeber ein Verhalten abmahnt, kann er nicht mehr wegen der Gründe, die Gegenstand der Abmahnung sind kündigen. Er hat sein Kündigungsrecht verbraucht und dem Arbeitnehmer quasi eine Bewährungschance eingeräumt.

Wann ist eine Abmahnung wirksam?

Für eine wirksame Abmahnung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers als Gegenstand der Abmahnung

Das Fehlverhalten des Arbeitnehmers muss ein vertragswidriges Verhalten darstellen. Hierbei ist es gleichgültig, ob es sich um eine Verletzung der Arbeitspflicht oder um die Nichtbeachtung einer vertraglichen Nebenpflicht handelt. Wichtig ist allerdings, dass das gerügte Verhalten willentlich steuerbar ist. Willentlich steuerbar sind Vertragsverletzungen wie beispielsweise das Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen, unentschuldigtes Fehlen oder Zuspätkommen. Demgegenüber können krankheitsbedingte Fehlzeiten nicht abgemahnt werden, weil diese nicht auf einem steuerbaren Verhalten des Arbeitnehmers beruhen.

Richtige Formulierung der Abmahnung

Eine Abmahnung ist nur dann wirksam, wenn sie die notwendigen Informationen enthält, damit ihr eine Rüge-, Hinweis- und Warnfunktion zukommt. Das heißt zunächst, dass aus der Abmahnung das gerügte Verhalten möglichst genau unter Angabe von Ort, Zeit und etwaigen beteiligten Personen beschrieben sein muss. Außerdem ist der Arbeitnehmer zu vertragstreuem Verhalten aufzufordern und er muss den Hinweis erhalten, wie er sich in Zukunft zu verhalten hat. Zudem muss die Kündigungsandrohung für den Wiederholungsfall eines Pflichtverstoßes deutlich zum Ausdruck gebracht werden.

Verhältnismäßigkeit der Abmahnung

Nur ein schwerwiegendes Fehlverhalten rechtfertigt eine Abmahnung. Unverhältnismäßig ist eine Abmahnung dann, wenn diese dem abgemahnten Mitarbeiter große Nachteile zufügt, obwohl andere, weniger drastische Maßnahmen, wie zum Beispiel eine bloße Ermahnung, ausgereicht hätten. Das Abmahnen von Bagatellverstößen ist daher unverhältnismäßig (BAG vom 30.5.1996, 6 AZR 537/95).

ℹ️ Die Abmahnung muss nicht ausdrücklich als „Abmahnung“ bezeichnet werden. Es müssen lediglich die oben genannten Voraussetzungen für die Wirksamkeit vorliegen.

„Wir prüfen, ob eine Abmahnung aus Ihrer Personalakte entfernt werden kann.“

Sie erreichen uns telefonisch Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 20:00 Uhr und samstags von 08:00 Uhr bis 14:00 Uhr oder 24/7 bequem über das Onlineformular.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Die Abmahnung kann grundsätzlich durch jeden Vorgesetzten ausgesprochen werden. Das heißt die Abmahnung kann als Vorstufe zur Kündigung von jeder Person ausgesprochen werden, die im täglichen Arbeitsleben das Weisungsrecht des Arbeitgebers ausübt.

Ermahnung und Abmahnung – Was ist der Unterschied?

Bei der Ermahnung handelt es sich gegenüber der Abmahnung um ein noch milderes Instrument. Mit ihr soll der Arbeitnehmer an die Einhaltung seiner vertraglichen Pflichten erinnert werden. Dabei kommt der Ermahnung allerdings keine Warnfunktion zu, d.h. sie droht keine Kündigung bei einem wiederholten Fehlverhalten an. Sie kann daher keine Abmahnung vor einer verhaltensbedingten Kündigung ersetzen.

Wann kann die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangt werden?

Die Eintragung einer Abmahnung in die Personalakte beeinträchtigt einen Arbeitnehmer in seinem allgemeinen Persönlichkeitsrecht und kann ihn in seinem beruflichen Fortkommen behindern. Deshalb kann ein Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen die Entfernung einer Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen.

Zu Unrecht erteilte Abmahnung

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitnehmer bei einer zu Unrecht erteilten Abmahnung die Entfernung der Personalakte verlangen (BAG vom 27.11.2008, 2 AZR 675/07). Die Unrechtmäßigkeit kann darauf beruhen, dass die Abmahnung formell nicht ordnungsgemäß zustande gekommen ist, sie unrichtige Tatsachen enthält oder der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht gewahrt wird. 

Eine Abmahnung, die zugleich mehrere Pflichtverstöße des Arbeitnehmers umfasst, wie z.B. mangelnde Arbeitsbereitschaft, Unpünktlichkeit oder Störung des Betriebsfriedens, ist nur dann gerechtfertigt, wenn alle Verstöße zutreffen. Ist nur ein einzelner Vorwurf unzutreffend, ist die ganze Abmahnung unwirksam und der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte.

Darüber hinaus ist die Abmahnung auch dann aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie statt eines konkret bezeichneten Fehlverhaltens nur pauschale Vorwürfe enthält wie z.B. „häufiges Zuspätkommen“.

Wirksame und berechtigte Abmahnung

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitnehmer bei einer zu Unrecht erteilten Abmahnung die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen (BAG vom 27.11.2008, 2 AZR 675/07). Liegt eine formell nicht ordnungsgemäß zustande gekommene Abmahnung vor, so kann der Arbeitnehmer deren Beseitigung verlangen.

Eine wirksame und berechtige Abmahnung muss aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie durch Zeitablauf gegenstandslos geworden ist und der Arbeitgeber kein Interesse mehr an ihrem Verbleib in der Personalakte hat. Allerdings gibt es hier keine feste zeitliche Grenze, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte verbleiben darf und ggf. als Kündigungsgrundlage herangezogen werden kann.

Früher nahm die Rechtsprechung an, dass die Abmahnung nach einigen Jahren (Faustregel 3 Jahre) beanstandungsfreien Verhaltens des Arbeitnehmers mehr und mehr an Warnfunktion verliere und allein deshalb aus der Personalakte zu entfernen sei. Neuerdings wird darüber hinaus verlangt, dass zusätzlich zu dem Verstreichen einiger Jahre auch die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gegeneinander abgewogen werden. Führt eine weitere Aufbewahrung der Abmahnung in der Personalakte für den Arbeitnehmer zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen, kann er ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen (vgl. BAG vom 19.7.2012, 2 AZR 782/11).

Auch wenn Abmahnungen hiernach häufig unbefristet aufzubewahren wären, können sie nicht zwingend bis in alle Ewigkeit als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung dienen. Letztlich kommt es aber auf den jeweiligen Einzelfall an. Lassen Sie sich deshalb spätestens im Falle einer arbeitgeberseitigen Kündigung von Fachanwälten für Arbeitsrecht beraten und besprechen Sie etwaige, länger zurückliegende Abmahnungen.


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