Arbeitsmittel

Das muss der Arbeitgeber arbeitsrechtlich bereitstellen

Arbeitsmittel sind alle räumlichen und sachlichen Gegenstände, die der Arbeitnehmer zur Erbringung seiner Arbeitsleistung benötigt. Welche Ausstattung im Einzelnen erforderlich ist, richtet sich also ganz nach Beruf, Betrieb und Tätigkeit. Arbeitsmittel sind etwa ein Büroraum und ein Schreibtisch. Auch Büromaterialien, Geschäftsunterlagen, Schlüssel, Werkzeuge, Maschinen und spezielle Arbeitsbekleidung gehören dazu. Gleiches gilt für die technische Ausrüstung, bspw. mit PC/Laptop, Telefon sowie Internetanschluss.

Bereitstellung der Arbeitsmittel

Grundsatz: Pflicht des Arbeitgebers

Die Pflicht zur Bereitstellung aller erforderlicher Arbeitsmittel trifft grundsätzlich den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer ist lediglich verpflichtet, seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen und die ihm zugewiesenen Arbeiten zu erledigen. Die Arbeitsmittel, die er hierfür benötigt, kann er von seinem Arbeitgeber verlangen. Dieser Anspruch ergibt sich aus § 611 a Abs. 1 BGB in Verbindung mit dem jeweiligen Arbeitsvertrag.

Sofern die für den Betrieb geltenden Unfallverhütungsvorschriften es erfordern, hat der Arbeitgeber außerdem auch betriebliche Schutzeinrichtungen und Schutzausrüstung für den Arbeitnehmer bereitzustellen, vgl. § 618 Abs. 1 BGB (BAG vom 10.03.1976, 5 AZR 34/75).

Ausnahme: „Bring your own device“

Es besteht grundsätzlich keine Pflicht des Arbeitnehmers, eigene Gegenstände für die Arbeitstätigkeit zu nutzen. Ausnahmsweise kann er hierzu aber durch eine vertragliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber verpflichtet werden. So findet sich in einigen Unternehmen die Regelung „Bring your own device“. Sie bezieht sich meist auf technische Geräte des Arbeitnehmers, wie Mobiltelefon oder Laptop. 

Ob eine solche Vereinbarung wirksam getroffen werden kann, muss im Einzelfall überprüft werden. Dass der Arbeitnehmer seine Arbeitskraft und der Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, ist ein allgemeiner Rechtsgrundsatz im Arbeitsrecht. Da der Arbeitgeber Aufgaben zuweist und Arbeitsabläufe organisiert, ist er auch dafür verantwortlich, dass die Arbeiten ordnungsgemäß erfüllt werden können. Er leitet den Betrieb und bezieht die Erträge. Daher ist es interessengerecht, dass er die Arbeitsmittel bereitstellt und das Risiko für Verschließ, Verlust, Wertverfall und Beschädigung trägt. Dass der Arbeitnehmer seine privaten Gegenstände nutzt und diesem Risiko aussetzt, ist ihm in der Regel nicht zumutbar (BAG vom 10.11.2021, 5 AZR 334/21).

Eine Abweichung wird daher nur ausnahmsweise im Einzelfall wirksam sein. Vorauszusetzen ist jedenfalls, dass die vertragliche Regelung einen angemessenen finanziellen Ausgleich für die Verwendung des privaten Gegenstands vorsieht.

Kostenersatz

Beschafft der Arbeitgeber bestimmte Arbeitsmittel nicht, kann der Arbeitnehmer sie ggf. selbst erwerben und die Kosten ersetzt verlangen. Ein solcher Ersatzanspruch gegen den Arbeitgeber besteht jedoch nur unter engen Voraussetzungen:

Der Gegenstand ist zur ordnungsgemäßen Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich. 
Der Gegenstand wird ausschließlich dienstlich und nicht privat genutzt.
Der Arbeitgeber hat zuvor die Beschaffung des Gegenstands abgelehnt.

Da den Arbeitgeber unter diesen Voraussetzungen die Bereitstellungspflicht trifft, wird der Arbeitnehmer ausschließlich in seinem Interesse tätig. Daher kann der Arbeitnehmer die Kosten vollständig ersetzt verlangen, § 670 BGB analog (BAG vom 12.02.2013, 9 AZR 455/11). 

Der Arbeitgeber hat die Kosten für Arbeitsmittel erst recht zu ersetzen, wenn der Erwerb auf seinen Wunsch hin oder gar aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung erfolgt. 

Der Kostenersatz scheidet hingegen aus, wenn ausdrücklich vereinbart wurde, dass eine Arbeitsmittelbeschaffungspflicht des Arbeitnehmers durch eine besondere Vergütung abgegolten wird.

Home Office

Auch wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung von zuhause aus erbringt, stellt sich die Frage, wer für die erforderlichen Arbeitsmittel aufkommen muss. 

Im Grundsatz gilt auch hier, dass der Arbeitgeber alle Arbeitsmittel bereitstellen muss. Er ist verpflichtet, einen funktionsfähigen Arbeitsplatz zu gewährleisten – unabhängig davon, wo dieser sich befindet. Zu den erforderlichen Arbeitsmitteln zählen u.a. Schreibtisch, Bürostuhl, technische Ausrüstung sowie Büromaterialien. 

Auch die Mietzahlung für einen extra angemieteten Raum muss der Arbeitgeber übernehmen, wenn dem Arbeitnehmer keine eigenen Räumlichkeiten für das Homeoffice zur Verfügung stehen. 

Kann hingegen die Wohnung des Arbeitnehmers genutzt werden, ist der Arbeitgeber nur im Einzelfall zur Kostentragung verpflichtet. Denkbar ist etwa die anteilige Erstattung der Wohnraummiete, wenn die private Nutzungsmöglichkeit wesentlich eingeschränkt ist (BAG vom 14.10.2003, 9 AZR 657/02). Auch die anteilige Übernahme von Strom- und Heizkosten kommt in Betracht, wenn die laufenden Kosten sich erhöhen. Hierfür muss der Arbeitnehmer allerdings nachweisen, dass und in welcher Höhe Kosten speziell für das Homeoffice angefallen sind, die ansonsten nicht entstanden wären. Das wird in der Regel schwerfallen.

Es empfiehlt sich, die Einzelheiten vertraglich zu regeln. Um die Nachweisschwierigkeiten zu umgehen, kann bspw. eine angemessene Pauschalzahlung des Arbeitgebers vereinbart werden.

Aber Achtung: den Arbeitgeber trifft keine Pflicht zur Bereitstellung der Arbeitsmittel, wenn der Arbeitnehmer ausschließlich auf seinen eigenen Wunsch hin im Homeoffice arbeitet, obwohl der Arbeitgeber im Betrieb einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Angesichts der Wahlfreiheit und der ersparten Fahrtkosten ist es in diesem Fall interessengerecht, dass der Arbeitnehmer selbst die erforderlichen Arbeitsmittel beschafft. 

Nutzungsumfang

Die bereitgestellten Arbeitsmittel darf der Arbeitnehmer grundsätzlich nur zur Erbringung seiner Arbeitsleistung einsetzen. Eine private Nutzung ist untersagt.

Es kann aber auch vereinbart werden, dass ein Arbeitsmittel sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden darf. Hierfür bedarf es einer Regelung im Arbeitsvertrag oder einer separaten Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bekanntestes Beispiel ist der Dienstwagen. Im Falle einer privaten Nutzungsbefugnis darf der Dienstwagen auch gefahren werden, wenn gerade keine Arbeitsleistung erbracht wird, also bspw. in Zeiten des Urlaubs oder des Mutterschutzes. Daher handelt es sich nicht nur um ein Arbeitsmittel, sondern auch um einen sog. geldwerten Vorteil, also ein steuer- und abgabenpflichtiger Teil des Arbeitsentgelts (BAG vom 21.03.2012, 5 AZR 651/10).

Haftung bei Beschädigung

Beschädigt der Arbeitnehmer ein Arbeitsmittel bei seiner Arbeitstätigkeit, muss er dem Arbeitgeber unter Umständen den Schaden ersetzen. Ob und inwieweit er haftet, richtet sich nach den Regeln des sog. innerbetrieblichen Schadensausgleichs (BAG vom 19.03.1959, 2 AZR 402/55; BAG vom 27.09.1994, GS 1/89). Danach wird die Haftung je nach Verschuldensgrad abgestuft:

Beschädigt der Arbeitnehmer den Gegenstand vorsätzlich, d.h. bewusst und willentlich, oder unter grober Sorgfaltsmissachtung, muss er den Schaden in vollem Umfang ersetzen.
Beschädigt der Arbeitnehmer den Gegenstand ohne Verschulden oder leicht fahrlässig, d.h. trotz Beachtung der wesentlichen Vorsichtsmaßnahmen, muss er den Schaden nicht ersetzen.
Beschädigt der Arbeitnehmer den Gegenstand fahrlässig, indem er die erforderliche Sorgfalt missachtet, muss er den Schaden nur anteilig ersetzen. Bei der Berechnung seines prozentualen Anteils werden u.a. das bisherige Verhalten des Arbeitnehmers, die Schadenshöhe sowie das Schadensrisiko bei dieser Art der Tätigkeit berücksichtigt. 

Im Zweifel empfiehlt es sich hier, eine Rechtsberatung einzuholen. 

Wichtig: Vor Gericht muss das Verschulden des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber bewiesen werden, vgl. § 619a BGB.

Rückgabepflicht des Arbeitnehmers

Der Arbeitgeber kann jederzeit die Rückgabe der Arbeitsmittel verlangen, also sowohl im bestehenden Arbeitsverhältnis als auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das gilt zumindest bei einer ausschließlich dienstlichen Nutzung der Arbeitsmittel. 

Darf ein Gegenstand hingegen auch privat genutzt werden, muss der Arbeitnehmer ihn erst dann zurückgeben, wenn das Arbeitsverhältnis mit dem Ablauf der Kündigungsfrist beendet ist. Bis dahin darf er ihn nutzen, selbst wenn er freigestellt wurde und daher keine Arbeitsleistung mehr erbringt.

Werden Arbeitsmittel nicht oder verspätet zurückgegeben und entsteht dem Arbeitgeber dadurch ein messbarer Schaden, muss der Arbeitnehmer diesen ersetzen.

Protokollierung

Aus Gründen der Rechtssicherheit sollten Vereinbarungen über Arbeitsmittel schriftlich festgehalten werden. Neben einer Aufzählung der bereitgestellten Arbeitsmittel können auch der Umfang der Nutzungsbefugnis und Haftungsgrundsätze geregelt werden. 

Zudem empfiehlt sich die Protokollierung von Übergabe und Rückgabe der Arbeitsmittel. Das Protokoll sollte Datumsangaben sowie eine konkrete Bezeichnung des Gegenstands und seines Gebrauchszustands enthalten.

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