Was-muss-der-Arbeitgeber-bei-Neueinstellungen-vorlegen

veröffentlicht am 17.08.2015 von

Grundsätzliche Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers

In Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig Mitarbeitern steht dem Betriebsrat bei jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung ein Mitbestimmungsrecht zu. Damit der Betriebsrat dieses Mitbestimmungsrecht ausüben kann, ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber ihn über jede geplante personelle Maßnahme umfassend unterrichtet. Dem Betriebsrat müssen Auskünfte über die beteiligten Personen sowie über die betriebsinternen Auswirkungen der geplanten Maßnahme erteilt werden.

Plant der Arbeitgeber beispielsweise, eine offene Stelle neu zu besetzen, hat er den Betriebsrat über die Personalien sowie sämtliche persönlichen Umstände aller Bewerber zu informieren. Die Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers bezieht sich also nicht nur auf die Person des Bewerbers, der eingestellt werden soll, sondern auch auf all die Bewerber, die letztlich außen vor bleiben. Die personenbezogenen Informationen müssen in jedem Fall Name, Vorname, Alter, Familienstand und Angaben über die Berufsausbildung sowie die fachliche Vorbildung enthalten. Soweit eine Schwerbehinderung oder Schwangerschaft vorliegt, ist der Betriebsrat auch hierüber in Kenntnis zu setzen.

Vorlage von Bewerbungsunterlagen

Vorhandene Unterlagen müssen gem. § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG dem Betriebsrat vollständig vorgelegt werden, damit dieser sich eine umfassende und abschließende Meinung über die Bewerber und die zu erwartenden Auswirkungen der Einstellung bilden kann. Bedeutung erlangt dies vor allem während des Bewerbungsverfahrens. Hier sind nicht nur die vom Bewerber eingereichten klassischen Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Motivationsschreiben vorzulegen, sondern nach der ständigen Rechtsprechung des BAG auch die Unterlagen, die der Arbeitgeber alleine oder zusammen mit dem Bewerber erstellt hat (BAG vom 17.06.2008, 1 ABR 20/07). Dazu zählen etwa Personalfragebögen, schriftliche Auskünfte von dritter Seite sowie Ergebnisse von Tests und Einstellungsprüfungen (BAG vom 14.12.2004, 1 ABR 55/03). Vorzulegen sind dem Betriebsrat ferner Aufzeichnungen, die vom Arbeitgeber während eines Vorstellungsgesprächs angefertigt worden sind. Dies allerdings nur, soweit der Arbeitgeber die Notizen für seine Auswahlentscheidung benötigt. Schriftstücke ohne jegliche Bedeutung für die Meinungsbildung und Entscheidung des Arbeitgebers müssen nicht vorgelegt werden. Wann ist dies aber der Fall?

Aktuelle BAG Entscheidung

Eine Abgrenzung ist im Einzelfall schwierig. Das BAG hat in einer aktuellen Entscheidung geschlussfolgert, dass während eines Gesprächs gefertigte Notizen, die nur als Erinnerungsstütze für den Arbeitgeber selbst gedacht seien, ohne Relevanz für die abschließende Auswahlentscheidung des Arbeitgebers sind (BAG vom 14.04.2015, 1 ABR 58/13). Das BetrVG gewähre dem Betriebsrat auch kein Teilnahmerecht an Bewerbungsgesprächen, womit auch keine Verpflichtung des Arbeitgebers bestehe, ein so entstandenes Informationsdefizit durch Wiedergabe der mit den Bewerbern geführten Gespräche bzw. deren Inhalte auszugleichen.

Tipps für die Praxis

Gesprächsnotizen, die zu Erinnerungszwecken gefertigt worden sind, als per se bedeutungslos einzustufen, ist abwegig, jedenfalls dann, wenn diese – wie in der zitierten Entscheidung des BAG – bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufgehoben wurden. Der Unterschied zwischen einer nur als Erinnerungsstütze oder als Entscheidungshilfe angefertigten Gesprächsnotiz kann nicht klar gezogen werden.

Das heißt: Dem Betriebsrat müssen sämtliche (möglicherweise) aussagekräftigen Aufzeichnungen vorgelegt werden, damit dieser sich ein umfassendes Bild machen und anschließend sein Mitbestimmungsrecht ausüben kann. Auch aus scheinbar nur zu Erinnerungszwecken gefertigten Notizen können sich oft wertvolle Anhaltspunkte beispielsweise für eine diskriminierende Auswahlentscheidung des Arbeitgebers ergeben. Der Betriebsrat muss es selbst in der Hand haben, entsprechende Wertungen vorzunehmen, da der Arbeitgeber sonst unter Berufung auf eine fehlende Bedeutung für seine Auswahlentscheidung Unterlagen zurückhalten und die Mitbestimmung leer laufen lassen könnte. Das wäre mit Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung nicht in Einklang zu bringen.

Auch wenn die Rechtsprechung teilweise dem BR nur sehr zurückhaltend umfassende Unterlagen zugesteht, lohnt es sich, am Ball zu bleiben. Der BR (bzw. sein Anwalt) muss versuchen möglichst detailliert darzulegen, dass auch zunächst scheinbar unwichtige Informationen erhebliche Bedeutung haben können. Oft scheitert das Vorlageverlangen nicht an rechtlichen Erwägungen sondern an mangelndem Sachvortrag. So wurde auch in der BAG Entscheidung offenbar zu wenig vorgetragen bzw. bestritten.